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7 formas de reduzir despesas de viagem com gestão de frotas

Tempo de Leitura: 3 minutos

Um processo de gerenciamento de despesas para motoristas pode ser desafiador, porém, muito importante para a empresa. Gerenciar os gastos de sua equipe é uma questão de estratégia e é uma necessidade para controlar os custos operacionais do seu negócio, além de ser importante para cobrar faturas e realizar a contabilidade analítica. Para um gestor de frotas esse controle é necessário e pode ser feito de maneira simples e também automatizada. 

1- Contrate um sistema de gerenciamento de despesas

Um sistema de gerenciamento de despesas pode otimizar o processo de controle de gastos e também facilitar os relatórios dos colaboradores. Um bom sistema de software de gerenciamento de despesas garante que todos os detalhes importantes necessários para o exame dos relatórios de despesas sejam exibidos em um só lugar, como categoria de despesas, valor e recibos necessários para fazer backup do processo de aprovação.

2. Calcule seu custo por km

Saber quanto você está gastando por quilômetro para manter um caminhão na estrada é o número mais importante que você pode saber para sua empresa. No entanto, a maioria dos proprietários-operadores não tem tempo para descobrir isso. Se você não sabe quanto está gastando, não sabe onde pode cortar custos. Reserve um tempo para rastrear seus caminhões por um tempo; vai valer a pena.

3. Acompanhe seu orçamento a cada mês

Você vai ter que manter o controle de todos os valores que entram e saem para descobrir seu custo por quilometro percorrido. Dê uma olhada em todas as despesas e veja se há algum lugar onde você possa fazer cortes. Procure coisas que você não usa mais, como serviços de assinatura mensal e anual. Trabalhe com um contador para obter uma declaração de lucros e perdas no final do trimestre e procure tendências nos gastos. Muitas vezes é mais lucrativo cortar custos em vez de aumentar os ganhos, então tenha isso em mente ao separar as despesas.

4. Proteja sua carga

O roubo de cargas é um dos crimes mais caros que existem e continua a ser um perigo real e presente em todo o país. Os ladrões estão sempre descobrindo maneiras novas e descaradas de roubar reboques e cargas. É melhor educar você e seus motoristas sobre as melhores maneiras de proteger o frete, bem como estar ciente de como os caminhoneiros podem ser alvos de ladrões.

5. Planeje rotas e paradas com antecedência

Você não pode se preparar para tudo, mas dar uma olhada no clima, atrasos nas estradas e construção, atalhos, pedágios, pontes, estacionamento de caminhões e limitações das estradas ajudará a tornar uma viagem tranquila. Demorará um pouco antes e parecerá uma chatice, mas pesquisar as rotas mais eficientes economizará tempo e dinheiro no longo prazo.

6. Observe seus custos de seguro

O seguro de transporte rodoviário é muito caro, e o custo para um proprietário-operador com autoridade pode variar amplamente – com uma diferença de milhares de reais por ano! Obtenha algumas cotações diferentes de agentes de seguros antes de decidir qual empresa é a certa para você e sua empresa, e não tenha medo de fazer isso todos os anos. A contratação do seguro é muito importante, pois basta um sinistro para compreender o tamanho do seu prejuízo, e esse inconveniente pode acontecer mais de uma vez no ano e já levou empresas a falência.

7- Faça parcerias com hoteis e restaurantes

Os gestores já conhecem a maioria das rotas das empresas, por isso procure os restaurantes e os hotéis onde os motoristas podem pernoitar e assim garanta o melhor custo benefício. Você pode deixar um valor já acertado com o estabelecimento, ou pedir todas as notas fiscais para os motoristas, fazendo o controle por crédito extra ou por reembolso.

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